Община Генерал Тошево приключва успешно проект „Повишаване ефективността на администрацията в Община Генерал Тошево и избягване на дублиращи се функции”, който се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, Договор за безвъзмездна финансова помощ №13-11-9/16.08.2013 г.

Продължителност на проекта 12 (дванадесет) месеца: от 16.08.2013 г. до 16.08.2014 г.

Обща цел на проекта: Оптимизиране на организацията и повишаване на ефективността в работата на Общинска администрация – Генерал Тошево.

Специфични цели:                                                                                                             

1. Оптимизиране на организацията и структурата на общинската администрация чрез извършване на функционален анализ.

2. Актуализиране и разработване на нови вътрешни документи, правила, инструкции и наръчници за подобряване работата на служителите в общинската администрация.

3. Повишаване компетентността на общинска администрация Генерал Тошево чрез провеждане на съпътстващо обучение.

Целеви групи: Служителите на Общинска администрация Генерал Тошево.

Основни дейности и резултати:

1. Извършен функционален анализ в общинска администрация Генерал Тошево, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.

• Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността, формулиране на препоръки за подобрение работата на администрацията.
• Изготвен План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрацията.
• Разработени предложения за промени в Устройствения правилник на администрацията и оптимизиране на структурата.

2. Подобрена организация, работни процеси и координация в рамките на административната структура

• Разработена Стратегия за организационно развитие на администрацията;
• Актуализирани Вътрешни правила за работа на администрацията;
• Разработени Вътрешни правила за подготовка и изпълнение на процедури по ЗОП;
• Разработени Наръчници за работата, отговорностите, функциите, дейностите, документите и нормативите по отдели в администрацията.

3. Проведен Семинар за обучение на служителите на общинска администрация Генерал Тошево за работа с новите документи.

Краен резултат:

Община Генерал Тошево – отлично организирана административна структура, с актуализирани вътрешни правила и документи, подобрена работа на служителите, оптимално разпределени функции, предоставяща бързи и качествени административни услуги на гражданите!

Проектът беше насочен към по-ефективно, ефикасно и икономично функциониране на Общинска администрация – Генерал Тошево, чрез преструктуриране, реорганизация и преразпределяне на функции. Реализацията му съдейства за подобряване на управлението и работата на  администрацията. Бяха идентифицирани предложения за подобрения, които качествено ще променят комуникациите и взаимодействието вътре в общинската администрация и с гражданите и държавните институции. Създадените инструменти и придобитите умения по проекта за извършване на функционален анализ, мониторинг, преглед на изпълнението, планиране и отчетност на годишна база, ще създадат основа за добро организационно развитие и оптимално функциониране на администрацията в бъдеще.

Според резултатите от функционалния анализ в Община Генерал Тошево са идентифицирани потребности от преразпределяне на функции и отговорности, свързани с пренатовареност на някой общински служители за сметка на други и недостиг на длъжностни лица в определени дейности, като разработване и провеждане на тръжни процедури по ЗОП и разработване и управление на проекти. Липсват вътрешни нормативни документи, регламентиращи работата на отделите и това води до слаба координация, ниска ефективност и ефикасност. В структурата на администрацията има нетипични длъжности и дейности, което налага реорганизация. Общинската администрация в Генерал Тошево има нужда от организационно преструктуриране, оптимизация на функциите и длъжностите по отдели, актуализация на действащите и разработване на нови вътрешни документи, правила и нормативи.

Конкретни предложения за подобрения:

• Да се приеме нова структура на общинската администрация с ясно обособени и

разграничени дейности в общата и специализираната администрация;

• Да се запазят създададените отдели в рамките на дирекциите като се вземе предвид норматива за численост в специализираната администрация за общините с население до 50 000 души;

• Да се утвърди нов Устройствен правилник на общинската администрация;

• Да се изработи ясна и точна дефиниция на мисията на общината, която да бъде комуникирана със служителите.

• Да се въведе практика за ежегодно отчитане на резултатите от дейността на администрацията на всички нива.

• Да се въведе система от количествени и качествени показатели/индикатори за измерване на годишното изпълнение на постигнатите резултати.

• Да се подсилят ръководните и експертните длъжности за сметка на техническите. За длъжности, при които служителят покрива цяла област на дейност (образование, култура, социални дейности и др.) да се предвиди заместващи в длъжностните характеристики.

• Да се въведе единна информационна система в общинската администрация и между общината и населените места.